外国人候補者の内定辞退を防ぐ｜コミュニケーション術

外国人候補者の内定辞退が多い理由

外国人候補者（特に育成就労・特定技能での採用）の内定辞退は、日本人の採用と比べて発生しやすい傾向があります。その最大の理由は、内定から来日まで数ヶ月の時間がかかる間に、より魅力的な条件の他社に流れてしまうことです。特に人気の高い業種・地域では、候補者が複数の企業から同時に内定を得て、最終的により良い条件の会社を選ぶケースが少なくありません。

もうひとつの大きな理由は、内定後の情報・コミュニケーション不足による不安の高まりです。内定後に企業からの連絡が途絶えると、候補者は「本当にこの会社で大丈夫か」「準備は何をすればよいか」という不安を強め、辞退につながる場合があります。来日後の生活イメージが具体的になるほど、辞退リスクは下がります。

LINE・WhatsApp等でのフォローコミュニケーション

内定後から来日まで（通常3〜6ヶ月）の間、候補者との関係を維持するために定期的なコミュニケーションが不可欠です。メールよりも、候補者が日常的に使っているメッセージツール（ミャンマー・ベトナム・インドネシア等ではWhatsApp・Viber・Messenger、日本ではLINE）を活用することで、レスポンス率が大幅に高まります。

コミュニケーションの頻度は、内定直後の1ヶ月は週1回程度、その後は2〜4週間に1回を目安とします。連絡の内容は「ご機嫌いかがですか？」という挨拶にとどまらず、具体的なテーマ（ビザ申請の進捗・来日準備の状況・疑問点・先輩社員からのメッセージ等）を盛り込むことで、候補者の関心と安心感を維持できます。

効果的なフォロー内容の設計

内定後のフォローメッセージに含めると効果的なコンテンツの例として、職場の日常の写真や動画（職場の雰囲気・先輩の姿・食事・季節の風景等）、先輩外国人従業員からのメッセージ（「一緒に働けるのを楽しみにしています！」等）、来日準備チェックリスト（持ち物・必要書類・健康診断等）、日本の季節・文化・生活の紹介（桜・お祭り・スーパーでの買い物等の写真）などが挙げられます。

候補者側の「不安を解消する情報」を積極的に提供することが重要です。「宿舎の部屋はこんな感じです（写真）」「近所にこんなスーパーがあります（写真）」「同じ国出身の先輩がいます（紹介）」などの具体的な情報は、来日後の生活イメージを明確にし、辞退を防ぐ効果があります。

入社前オリエンテーションの実施

来日の1〜2ヶ月前に、オンライン（ビデオ通話）での入社前オリエンテーションを実施することが内定辞退防止に非常に効果的です。オリエンテーションでは、会社・職場の紹介（動画ツアー）、一緒に働く予定の先輩社員との顔合わせ・歓迎メッセージ、宿舎・生活環境の紹介（写真・動画）、来日後のスケジュール（入社初日・住民登録・銀行口座開設等）の説明などを実施します。

オリエンテーション参加後の候補者は、会社・職場への帰属意識が高まり、辞退率が下がる傾向があります。可能であれば、送出機関スタッフに通訳として参加してもらい、日本語で伝わりにくい内容をフォローすることで、理解度と安心感をさらに高めることができます。

COE申請の迅速化と手続きの効率化

内定辞退を防ぐためのもうひとつの重要な対策が、COE（在留資格認定証明書）申請の迅速化です。内定後できるだけ早くCOE申請の準備を開始し、必要書類を速やかに揃えることで、申請から交付・ビザ取得・来日までのスケジュールを前倒しにできます。来日のスケジュールが具体化するほど、候補者の「この会社で働く」という意識が強まり、他社への流出リスクが低下します。

COE申請に必要な書類（雇用契約書・会社の登記事項証明書・決算書・候補者の学歴証明書等）の収集と書類整備を採用担当部門と連携して迅速に行う体制を整えておくことが重要です。行政書士・監理支援機関・登録支援機関に申請代行を依頼している場合は、依頼から着手までの期間を短縮するよう事前に調整しておきます。

よくあるご質問