この記事の結論
- 定期面談は3ヶ月に1回以上の実施が義務（育成就労法に基づく支援義務の一部）です。
- 面談では失踪予兆・転籍意向・健康不安など早期サインを見つけることが最重要です。
- 面談記録は所定様式で保管し、監理支援機関の監査に備える必要があります。
定期面談の法的根拠・頻度
育成就労（2027年4月1日施行）では、受入企業または登録支援機関・監理支援機関が外国人材と定期的に面談を行うことが義務づけられます。これは技能実習制度での生活指導員・技能実習責任者による面談義務を引き継ぐとともに、特定技能制度の「定期面談（4ヶ月ごと）」よりも高頻度の3ヶ月ごと（年4回以上）の実施が求められます。
面談の目的は、外国人材の就労・生活状況を定期的に把握し、問題が深刻化する前に対処することです。特に失踪・不法就労・労働トラブルの早期発見と予防が重視されます。
POINT｜3ヶ月ごとを「最低ライン」として運用する
- 入国直後・業務変更時・問題発生時は追加面談を実施することが定着支援として有効です。
- 特に入国後3〜6ヶ月は生活・職場への適応ストレスが高まりやすい時期のため、月1回程度の非公式対話も組み合わせると効果的です。
- 面談は義務だからやるのではなく、信頼関係構築のための機会として位置づけましょう。
面談の実施方法（場所・時間・通訳）
実施場所
面談は、外国人材が上司や同僚に聞かれない環境で実施することが重要です。職場の会議室・個室など、プライバシーが確保できる場所を選びましょう。工場や現場から離れた場所で実施することで、本音を引き出しやすくなります。
実施時間
一回あたりの面談時間は30分〜1時間程度が目安です。業務時間内の実施が原則であり、残業・休日に面談を強制することは避けてください。面談は労働時間として扱われます。
通訳の手配
日本語能力が低い時期（入国直後など）は、母語での面談が外国人材の本音を引き出す上で非常に重要です。通訳の手配について、以下の選択肢を検討してください。
- 監理支援機関・登録支援機関の通訳：専門知識があり、制度上の説明も正確。CSTM（日本語・英語・ミャンマー語・タイ語対応）
- 外部通訳サービス：多言語対応が可能。ただし育成就労制度への知識が必要なため、事前説明が重要。
- 同国籍の先輩外国人材：親しみやすいが、利害関係があるため本音が出にくい場合もある。機密情報の漏洩にも注意が必要。
注意｜直属上司が面談者になることのリスク
- 直属上司が面談者になると、外国人材が上司への不満・要望を言いにくくなります。
- ハラスメント・賃金不払い等の問題は、上司以外の担当者（人事・支援担当・監理支援機関）が面談する体制が理想です。
- 定期面談とは別に「いつでも相談できる窓口」を設けることも重要です。
面談票の記録項目
面談の記録は、所定の面談記録票（様式）に記録します。記録内容は監理支援機関の監査・行政報告の基礎資料になります。
| 記録カテゴリ | 主な記録項目 |
|---|---|
| 基本情報 | 面談日時・場所・面談者氏名・外国人材氏名・通訳の有無と通訳者名 |
| 就労状況 | 業務内容・就労時間・残業時間・休日取得状況・業務上の困りごと・技能の習得状況 |
| 賃金・待遇 | 賃金の受取状況・控除内容への理解・社会保険加入状況・不満の有無 |
| 生活状況 | 住居の状況・近隣トラブルの有無・健康状態・食事・余暇・友人関係 |
| 日本語・学習状況 | 日本語学習の進捗・日本語能力試験の受験計画・技能評価試験の準備状況 |
| 人間関係・職場環境 | 上司・同僚との関係・ハラスメントの有無・孤立感・困りごとを相談できているか |
| 今後の意向 | 就労継続の意思・転籍の意向・特定技能への移行意向・帰国の計画 |
| 対応内容 | 面談で把握した課題・受入企業として実施する対応内容・次回面談までのフォローアップ計画 |
発見すべき早期サイン
定期面談の最大の価値の一つは、深刻なトラブルになる前に早期サインを発見することです。以下のサインが見られたら、速やかに対応を検討してください。
失踪の予兆サイン
- 「知り合いが高い賃金で働いている」という話を繰り返す
- SNSで接触してくる不審な人物がいる（ブローカー等）
- 突然無断欠勤が増えた・遅刻が多くなった
- 借金を抱えている・お金の問題を抱えている
- 「もう日本にいたくない」という発言が増えた
- 荷物をまとめ始めている・貴重品を職場に持参しなくなった
転籍意向のサイン
- 「転籍の条件を教えてほしい」「他の会社ではいくら給料をもらえるか」という質問
- 同じ分野の他社外国人材との交流が増えた
- 業務内容への不満・昇給への強い不満
- 職場の人間関係での深刻な摩擦
健康不安のサイン
- 体重の急激な変化・顔色が悪い
- 「体の調子が悪い」という訴えが増えた
- 医療機関を受診したがっているのに受診できていない
- 精神的なストレスの高まり（涙が出る・眠れない等）
POINT｜早期発見＝早期対応が定着の鍵
- サインを発見したら放置せず、すぐに具体的な対応（業務調整・相談先紹介・医療機関案内等）に動くことが重要です。
- 「面談したが何も行動しなかった」という状態が続くと、外国人材の信頼を失い問題が深刻化します。
- 深刻な問題は1人で抱え込まず、監理支援機関・登録支援機関に相談してください。
面談結果の定着支援への活用
面談記録を単なる義務の記録にとどめず、定着支援の改善サイクル（PDCA）に活かすことが重要です。
面談結果の活用方法
- 個別支援計画への反映：面談で把握した課題を支援計画書（個人ごと）に記載し、次回面談までに実施する支援内容を明確にします。
- 日本語教育カリキュラムの調整：日本語学習の進捗状況に応じて、教育方法・時間数・内容を調整します。
- 職場環境改善：複数の外国人材から同様の不満が聞かれた場合、職場全体の改善（業務分担・コミュニケーション方法等）を検討します。
- 監理支援機関への報告：解決が難しい課題・法令に関わる問題は監理支援機関に報告し、対応方針を協議します。
- 定着率の可視化：面談記録の集計から、外国人材の満足度・不満の傾向を分析し、採用・受入プロセス全体の改善に役立てます。
定期面談の実施・記録管理、CSTMにご相談ください。 通訳手配から面談票の管理まで、ワンストップで支援します。
定期面談のサポートを相談する →よくあるご質問
Q. 定期面談は誰が実施する必要がありますか？
定期面談は受入企業の担当者が実施することが基本です。ただし、登録支援機関や監理支援機関に面談業務を委託することも認められます。委託した場合でも、面談記録の確認・保管義務は受入企業に残ります。
Q. 面談は必ず対面で行う必要がありますか？
ビデオ通話等のオンライン面談も認められる方向ですが、対面面談が原則です。特に初回面談や問題が生じている場合は対面での実施が推奨されます。オンライン実施の可否・条件は運用要領で定められますので、最新情報をご確認ください。
Q. 面談の記録はどのような書式で残せばよいですか？
所定の面談記録票（様式）に記録することが基本です。様式は出入国在留管理庁または監理支援機関が提供します。記録には面談日時・場所・参加者・話題・確認事項・対応内容を記載します。電磁的記録での保管も認められる見込みです。
Q. 面談で外国人材が「転籍したい」と言った場合、どう対応すればよいですか？
転籍の意思表示があった場合は、その理由・背景を丁寧に聞き取ることが重要です。職場環境・賃金・人間関係など具体的な不満があれば、可能な範囲で改善策を検討します。それでも転籍を希望する場合は、育成就労の転籍要件（就労1〜2年経過等）を確認した上で、適切な手続きに進みます。無理な引き留めは人権侵害になる場合があります。
Q. 面談で通訳が必要な場合、誰に頼めばよいですか？
CSTMでは4言語（日本語・英語・ミャンマー語・タイ語）の通訳対応が可能です。面談時に通訳が必要な場合は事前にご相談ください。外部の通訳サービスを利用する場合は、育成就労制度の内容に精通した通訳者が望ましいです。
育成就労の手続き、CSTMにご相談ください
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