外国人従業員の住民票・マイナンバー取得サポートガイド

住民票登録の義務と重要性

日本に在留する外国人（在留資格を持つ人）は、住民基本台帳法により、居住地の市区町村に「転入届」を提出して住民票に登録する義務があります。この届出は入国後（または転居後）14日以内に行わなければなりません。住民票に登録されることで、マイナンバーが付番され、行政サービスの利用や各種手続きが可能になります。

企業が外国人従業員を受け入れる際、住民票登録の支援は単なる親切ではなく、特定技能・育成就労においては支援計画の一環として義務付けられている場合があります。また住民票がない状態では社会保険の加入手続き、銀行口座の開設、健康保険証の発行などに支障をきたすため、入社初日または入国直後に役所への同行サポートを行うことが実務上の最善策です。

マイナンバーの付番と取得方法

住民票登録（転入届の受理）が完了すると、マイナンバー（個人番号）が付番されます。初めて住民票に登録された場合は、「個人番号通知書」が住民票の住所に郵送されます（2020年5月以降の新規登録者の場合）。以前の「マイナンバー通知カード」は現在は廃止されていますが、既存の通知カードは番号確認書類として引き続き利用できます。

マイナンバーカード（顔写真付きのICカード）は、マイナンバー通知を受け取った後に市区町村に申請して取得します。マイナンバーカードはコンビニでの各種証明書発行や医療機関での保険証利用など、利便性が高く、外国人従業員にも積極的に取得を勧めることが生活支援として有効です。

企業によるマイナンバーの収集

企業は、以下の税務・社会保険手続きのためにマイナンバーの収集が義務付けられています。収集の際は必ず利用目的を本人に明示し、本人確認（マイナンバーカード・通知書と身分証明書の照合）を行う必要があります。

マイナンバーの収集にあたっては、「マイナンバー利用目的告知書」を従業員に交付し、本人の署名を取得することが推奨されます。収集後は、番号法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）に基づく安全管理措置が必要です。

マイナンバーの安全管理

収集したマイナンバーは、番号法により厳重な管理が義務付けられています。適切な安全管理措置として、①書類での管理の場合は施錠できる保管庫に保存する、②電子データでの管理の場合はパスワード保護・アクセス権限の設定を行う、③マイナンバーを取り扱う担当者を限定し、その担当者への教育を実施する、④不要になった書類・データは速やかに廃棄（シュレッダー・データ消去）する、の4点が基本です。

中小企業においては、厚生労働省・個人情報保護委員会が公開している「中小規模事業者向けのマイナンバー取扱いガイドライン」を参照することで、適切な安全管理措置の具体的な方法を確認できます。

よくあるご質問