外国人従業員の年末調整｜担当者が知るべき手続きと注意点

年末調整の基本と外国人への適用

年末調整とは、年間を通じて給与から源泉徴収された所得税額と、確定した年税額の差額を精算する手続きです。会社が従業員に代わって行うもので、毎年12月（または退職時）に実施されます。外国人従業員についても、「居住者」として判定された場合は年末調整の対象になります。

居住者とは、日本に住所（生活の本拠）または1年以上の居所を有する人を指します。住民票が日本にあり、日本を生活の中心としている外国人従業員は、原則として居住者として扱われます。入国から1年未満であっても、日本での就労・生活の実態がある場合は居住者として扱われます。一方、短期滞在・出張等で日本に1年未満しか滞在しない予定の外国人は非居住者として扱われ、年末調整の対象外となります。

国外扶養親族の扶養控除申告

外国人従業員が母国の家族（配偶者・子ども・親等）を扶養控除・配偶者控除の対象として申告したい場合、国内在住の扶養親族と比べてより厳格な書類要件があります。具体的には「親族関係書類」と「送金関係書類」の2種類の書類が必要です。

親族関係書類とは、扶養親族との続柄を証明する書類（戸籍謄本の翻訳等）です。送金関係書類とは、申告者が扶養親族の生活費を負担していることを証明する書類（海外送金の記録等）です。これらは外国語で作成されている場合は日本語翻訳が必要です。翻訳は公認翻訳でなくても本人による翻訳でも可とされていますが、内容の正確性が求められます。

源泉徴収票の多言語説明

年末調整が完了すると、従業員に源泉徴収票が交付されます。源泉徴収票には給与収入・社会保険料控除・扶養控除・源泉徴収税額等が記載されており、日本語のみの外国人従業員にとっては内容を理解することが難しい場合があります。

担当者としては、源泉徴収票の各欄の意味を多言語で説明した補足資料を作成することが有効です。「なぜ所得税が引かれているのか」「源泉徴収票は確定申告や住民税の計算に使用される重要書類である」という点を丁寧に説明することで、外国人従業員の税務リテラシーを高め、トラブルを防ぐことができます。

確定申告が必要なケース

年末調整を受けた外国人従業員でも、特定の条件に該当する場合は確定申告が必要になります。年途中で退職・帰国した従業員（年末調整を受けていない）、医療費控除や住宅ローン控除を受けたい従業員も確定申告が必要です。確定申告は毎年2月16日〜3月15日が申告期間です（還付申告は1月から可）。

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