外国人材の雇用では、日本人と共通の労務管理（健診・年末調整・住民税など）に加えて、在留資格の更新や各種届出といった外国人特有の手続きが発生します。本記事では、企業の担当者が「いつ・何を」すべきかを、年間の固定イベントと随時管理に整理しました。
年間の固定イベント（時期がほぼ決まっているもの）
| 時期 | やること | 関連ガイド |
|---|---|---|
| 4月 | 新年度の体制確認・36協定の見直し（事業場ごと年度更新） | 詳細 |
| 6月〜 | 住民税の特別徴収スタート（前年所得に対する課税。来日初年度の扱いに注意） | 詳細 |
| 随時（年1回） | 定期健康診断の実施（雇入れ時健診とあわせて管理） | 詳細 |
| 11〜12月 | 年末調整（国外扶養控除の送金証明など書類確認） | 詳細 |
| 1〜3月 | 確定申告サポート（必要な従業員）・翌年度採用計画の策定 | 詳細 |
随時・継続して管理すること
| 管理項目 | 関連ガイド |
|---|---|
| 在留期限の管理と更新申請（期限の約3ヶ月前から申請） | 詳細 |
| 在留カードの就労可否・有効期限の定期確認 | 詳細 |
| 特定技能の各種届出（定期届出は原則四半期ごと／随時届出は事由発生時） | 詳細 |
| 外国人雇用状況届出（雇入れ・離職のつど、ハローワークへ） | 詳細 |
| 定期面談・定着フォロー（母国語対応で月1回など） | 詳細 |
在留期限の管理がすべての起点
外国人雇用で最も重大な管理項目が在留期限です。期限を過ぎて在留する「オーバーステイ」は不法滞在となり、本人の強制退去だけでなく、企業側も不法就労助長罪に問われるリスクがあります。従業員ごとに在留資格・在留期限・更新申請の状況を一覧で管理し、期限の2〜3ヶ月前にはアラートが出る仕組みをつくりましょう。
よくある質問
Q. 外国人雇用で「毎年必ず」発生する業務は何ですか？
A. 主に、定期健康診断（年1回）、年末調整（11〜12月）、住民税の特別徴収（6月〜）、36協定の年度更新です。加えて、従業員ごとの在留期限管理と更新申請が随時発生します。これらをカレンダー化しておくと漏れを防げます。
Q. 在留期限の更新はいつから準備すればよいですか？
A. 在留期間更新許可申請は、在留期限の約3ヶ月前から行えます。書類準備や入管の審査に時間がかかるため、期限の2〜3ヶ月前には着手するのが安全です。期限切れはオーバーステイ（不法滞在）になるため、社内で一覧管理しましょう。
Q. 特定技能の届出はどのくらいの頻度ですか？
A. 特定技能には、四半期ごとに提出する「定期届出」と、契約変更や支援内容の変更などの事由が生じたときに提出する「随時届出」があります。届出の種類ごとに様式・期限が定められているため、最新の様式と提出期限を確認してください。登録支援機関に委託している場合は支援機関が対応します。
Q. 来日初年度の住民税はどうなりますか？
A. 住民税は前年の所得に対して課税されるため、来日初年度は原則として住民税が発生しません（前年に日本での所得がないため）。2年目の6月から特別徴収が始まるのが一般的です。本人が仕組みを理解できるよう、母国語での説明が定着に役立ちます。